Впровадження електронного документообігу на основі Microsoft SharePoint або IBM WebSphere

Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення; комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.

Цілі впровадження
Коли виникає потреба у впровадженні
Вартість та терміни впровадження
Практична користь
План упровадження
Додаткові послуги

Цілі впровадження

• Створити централізоване сховище документів
• Підвищити швидкість пошуку, надійність зберігання документів
• Розмежувати права доступу до різних документів
• Надати можливість віддаленого доступу до інформації
• Прискорити процес руху документів
• Автоматизувати бізнес-процеси, пов'язані з документами
• Інтегрувати процес документообігу з іншими програмами, зокрема Microsoft Office

Коли виникає потреба у впровадженні

• Документи часто зникають
• Втрачається час на пошук документів
• Необхідно розмежувати доступ до документів
• Необхідна система нагадувань, маршрутів, затверджень
• Необхідний віддалений доступ до інформації
• Необхідно автоматизувати процеси збору інформації
• Збори проходять не так ефективно, як хотілося б
• Не зрозуміло, де остання версія документу
• Складно спільно працювати над документами

Вартість та терміни впровадження

Вартість упровадження залежить від кількості співробітників і бізнес-процесів, що потрібно автоматизувати. Вона може складати від 10 000 грн. для 10-15 людей. Тривалість упровадження від двох тижнів до трьох місяців.

Якщо послуга Вас зацікавила, пишіть або телефонуйте нам. Будемо раді обговорити всі організаційні деталі.

Практична користь

• Одноразова реєстрація документу, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.
• Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час обігу документів і підвищити оперативність їх виконання.
• Безперервність руху документу, що дозволяє ідентифікувати відповідального за його виконання (задачі) в кожен момент часу життя документу (процесу).
• Спільна (або погоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів.
• Ефективно організована система пошуку документу, що дозволяє знаходити його, маючи мінімальну інформацію про нього.
• Розвинена система звітності за різними статусами та атрибутами документів, що дозволяє контролювати їх рух у процесі документообігу та приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних зі звітів.

План впровадження

1. Визначення конфігурації комп'ютера- сервера для подальшої установки на нього потрібного сервера
2. Установка програмного забезпечення на сервер
3. Налаштування сервера, віддаленого доступу
4. Анкетування співробітників
5. Тренінг Документообіг з Microsoft SharePoint або IBM Web Sphere
6. Посттренінговий супровід
7. Налаштування маршрутів документів, структури відділів, прав доступу
8. Налаштування процесів, що автоматизуються
9. Налаштування комп'ютерів співробітників
10. Написання інструкцій і внутрішніх політик
11. Консультування на робочому місці співробітників
12. Навчання системного адміністратора

Додаткові послуги

Встановлення Microsoft SharePoint Services, Microsoft SharePoint Server або IBM Web Sphere:

Ви завалені поштою, звітами, літературою, документами на затвердження? Значною мірою прискорить процес ухвалення рішень електронний документообіг. Він надійний, швидкий і конфіденційний.

Консультація для системного адміністратора щодо роботи з Microsoft SharePoint або IBM Web Sphere:

Якщо Вашому системному адміністраторові необхідно підвищити свої знання по роботі з сервером, ми готові надати йому необхідні консультації. Навчання для сисадміна може охоплювати за бажанням також і інші сфери IT.

Програма навчання обговорюється індивідуально. Оплата погодинна.

Підбір класу для проведення тренінгу. Організація обідів і кава-пауз за місцем проведення навчання:

Якщо Ви не хочете займатися організацією приміщення для навчання, а також обідів і кава-пауз для учасників, ми готові допомогти Вам і самостійно вирішити ці питання. Для того, щоб дізнатися деталі, пов'язані з тренінгом, телефонуйте або звертайтеся до нас поштою.